Überblick Arbeitsgruppen
Die Arbeitsgruppen im Überblick
Bei uns ist der Name Programm!
Das Projekt SCHWARM-Intelligenz ist ein groß angelegter Partizipationsprozess, in den sich alle Mitarbeitenden einbringen und das Ergebnis mitgestalten können.
Die Möglichkeit dazu gibt es durch eine Mitarbeit in einer oder mehreren Arbeitsgruppen (auch AGs genannt).
Hier möchten wir einen Überblick über die geplanten Arbeitsgruppen und ihre Themen geben:
Diese AG stellt die Steuerungsgruppe dar. Über den gesamten Prozess von drei Jahren berät und „kontrolliert“ sie das Projektteam, trifft Entscheidungen zum Projektablauf und wählt die Mitglieder der anderen Arbeitsgruppen aus. Sie besteht aus mehreren Abteilungsleitungen, der Qualitätsbeauftragten, einem IT-Mitarbeitenden sowie dem Geschäftsführer. Entstanden ist sie ca. einen Monat nach Projektbeginn und tagt seitdem ca. einmal im Monat.
Die Aufgabe dieser AG war es, die große Mitarbeitendenbefragung zu entwickeln. Fünf Personen aus verschiedenen Fachbereichen brachten ihre Erfahrungen ein, um gemeinsam eine Befragung zu entwickeln, die für alle Mitarbeitenden und Arbeitsbereiche geeignet war. Die Befragung hat vom 03.11.2025 bis 21.11.2025 stattgefunden. Daher ist die Arbeit dieser Gruppe nun abgeschlossen.
Alle Abteilungsleitungen, ihre Stellvertretungen und die Qualitätsbeauftragte haben sich in einer AG zusammengeschlossen, um die zukünftige Mission, Vision, die Arbeitgebermarke und das neue Leitbild der AWO RTK zu entwickeln. Der Arbeitsprozess fand in einem fünftägigen Präsenz-Workshop Ende November und Anfang Dezember 2025 statt und wurde von einem externen Coach Hendrik Epe (Firma ideequadrat), begleitet.
Diese AG besteht aus allen Mitarbeitenden der AWO RTK, die an der großen kick-off-Veranstaltung am 24.01.2026 teilgenommen haben. Hier wurde die Belegschaft über die Ziele und Inhalte des Projekts, den Projektverlauf und über die Möglichkeiten der Partizipation informiert. Zudem wurden die Ergebnisse der durchgeführten Mitarbeitendenbefragung und das neue Leitbild vorgestellt. In einer interaktiven Sequenz haben sich die Mitarbeitenden im Rahmen der Veranstaltung mit den Inhalten des Leitbildes auseinandergesetzt. Auch diese Arbeitsgruppe ist somit beendet.
Um für die AWO RTK passende Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig im Unternehmen zu halten, beschäftigt sich eine AG mit dem Thema Recruiting. Dabei erstellt sie für die verschiedenen Arbeitsbereiche entsprechende Kompetenz- und Anforderungsprofile, die zukünftige Mitarbeitende in diesem Bereich mitbringen sollten. Des Weiteren werden durch die Gruppe entsprechende Social-Media-Kanäle ausgewählt, durch die zukünftige Mitarbeitende besser erreicht werden können.
Diese AG setzt sich intensiv über längere Zeit mit dem Thema Social-Media-Präsenz der AWO RTK auseinander. Über einen Zeitraum von knapp 4 Monaten wird ein Plan entwickelt, welche Inhalte über welchen Social-Media-Kanal berichtet werden. Die Arbeitsgruppe wird dabei nicht nur vom Projektteam unterstützt, sondern zusätzlich von einer professionellen Marketingfirma beim Aufbau der Social-Media-Präsenz begleitet. Eine anschließende Erprobungsphase ermöglicht der Arbeitsgruppe, Erfahrungen abzuwarten und dann gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Gute und möglichst einheitliche Einstellungsgespräche sind wichtig, um passende Mitarbeitende auszuwählen. Daher wird sich eine AG zu diesem Thema zusammenfinden und ein entsprechendes Konzept dazu entwickeln. Anschließend werden sämtliche Führungskräfte, die an Einstellungsprozessen mitwirken, mit diesem Konzept geschult.
Eine weitere Arbeitsgruppe arbeitet zehn Monate lang zu dem Thema Qualifizierungsbedarfe, um Mitarbeitende in ihrer Entwicklung zu unterstützen und die Qualität in den Einrichtungen weiterhin zu sichern. Ihre Aufgaben sind: ein Kompetenzmodell im Hinblick auf die entsprechenden Positionen zu erstellen, passende Schulungen zu entwickeln sowie ein Learning Management System einzuführen.
Die Einarbeitung in eine neue Stelle (Onboarding) und der Abschied beim Verlassen einer Stelle (Offboarding) sind besonders wichtige und sensible Phasen für Mitarbeitende. Um sie bei ihrem Einsteig bzw. Ausstieg gut zu unterstützen, arbeitet eine weitere AG dafür entsprechende Konzepte aus. Anhand dieser Konzepte wird dann ein modulares Schulungssystem entwickelt, das nach einer Erprobungsphase im gesamten Unternehmen umgesetzt wird. Eine digitale Plattform soll den gesamten On- und Offboadingprozess unterstützen.
Eine andere Arbeitsgruppe soll den Aufbau und die Einführung einer Wissensdatenbank unterstützen, um einen einheitlichen Wissensstand in der ganzen Firma zu gewährleisten. Dabei achtet die Gruppe darauf, dass die abteilungsspezifischen Bedürfnisse bei der Pflege und Eingabe von Inhalten berücksichtigt werden. Mit der Datenbank soll aktuelles Wissen dauerhaft und für alle verfügbar sein.
Eine weitere Arbeitsgruppe entwickelt ein Konzept für Workshops, mit denen die Unternehmenswerte der AWO RTK an neue Mitarbeitende vermittelt werden. Gleichzeitig sollen die Workshops die dafür wichtigen sozialen Kompetenzen fördern, die für die Arbeit in der Firma erforderlich sind. Außerdem erarbeitet die Gruppe Vertiefungs- und Auffrischungsworkshops, um sicherzustellen, dass die Inhalte langfristig im Unternehmen verankert werden. So soll auch das im Meilenstein 3 erarbeitete Leitbild immer wieder aufgegriffen und in den beruflichen Alltag integriert werden.
Die Entwicklung und Verankerung eines Mentoringprogramms im Unternehmen ist Aufgabe einer weiteren AG. Mit diesem werden mehrere Ziele angestrebt. Es geht darum, sowohl neue Mitarbeitende in ihrem Einarbeitungsprozess, als auch bestehende Mitarbeitende in neuen Aufgabengebieten zu unterstützen. Außerdem soll die Unternehmenskultur langfristig gestärkt werden. Zentraler Baustein sind die Bildung der Tandems, bestehend aus sogenannten „Mentees“ und ihren „Mentor*innen“, die je nach Expertise der Mentor*innen und den Entwicklungswünschen bzw. –bedarfen der Mentees zusammengeführt werden. Gemeinsam durchlaufen sie einen vorher abgestimmten Lernprozess.
In einem Zeitraum von zwei Jahren findet die sogenannte Testphase statt. Zuerst werden verschiedene Maßnahmen erprobt, danach werden alle entwickelten Konzepte flächendeckend umgesetzt. Eine eigene Arbeitsgruppe gibt es in dieser Phase nicht. Stattdessen übernimmt die Steuerungsgruppe die fachliche Begleitung.
Diese Arbeitsgruppe entwickelt – als letzten Schritt in diesem Personal- und Organisationsentwicklungsprozess – ein Konzept für regelmäßige Mitarbeitendenbefragungen. Die Befragungen werden mit einem digitalen Tool durchgeführt. Sie sollen helfen, wiederkehrende Themen und Trends frühzeitig zu erkennen, um passende Maßnahmen für die Mitarbeitenden abzuleiten. Die Gruppe besteht aus sechs Führungskräften.
Wie zum Beginn des Projekts, gibt es auch am Ende des gesamten Prozesses eine große Abschlussveranstaltung für die Gesamtbelegschaft. Diese ist für das Frühjahr 2028 angesetzt. In diesem Rahmen werden die gesamten Projektergebnisse vorgestellt. Des Weiteren wird erläutert, wie die neuen Arbeitsweisen nach dem Projektende – im Sinne der Nachhaltigkeit – weiter verstetigt werden.